部下も積極的に会議に参加するようになる うまい伝え方とは

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会議で全く発言の無かった社員が、
積極的に発言をするようになった理由とは?

前回は、上司から部下への正しい「ダメ出し」のやり方をお伝えしました。今回は、会議でまったく発言しない社員に、きちんと参加してもらうための伝え方をご紹介します。

会議でまったく意見を言わないユウレイ社員。あなたのまわりにはいませんか?

本人になぜそうなのか、を問うと
「いやー、自分が発言するまでもなく、他の人がいいこと言うから…」
「余計なこと言って、会議の流れを止めたくないから…」
「自分は発言できる立場じゃないし…」
と、こんな言い訳を良く聞きますが、注目すべきなのは、その深層にある考え方です。その深層を理解しないと、彼らを変えることはできません。

上記の言い分は、まったくの嘘ではないですが、本心を隠した言い訳です。

深層は、
「間違った発言をしてバカにされたくない」
「大事な場で恥をかきたくない」
「失敗をして損をしたくない」という、プライドが邪魔をしていることが多く、そのプライドを傷付けたくない“自己保身”から来るものが多いのです。

ですから、まずは、その深層を正すために、客観的に状況を伝えます。そのプライドが成長を妨げたり、逆に自分の評価を落としていることに気付かせるのです。

「会議で発言をしないこと自体、何も考えが無い人だと思われてしまうぞ」
「若い今のうちに失敗をしないと、立場が上になったら、もっと失敗を恐れて何もできなくなるよ」
「失敗を経験している人こそ、大きな成功を手に入れるんだから、社内の会議でさえ発言できなければ大きな仕事はできないよ」

そうやって、深層にある考えを正していく必要があります。

「発言できない雰囲気を作る上司」がいる!?

発言しない社員ばかりが悪いわけではありません。私が見てきた限りでは、発言させない空気を作る上司側も悪いのです。

会議というのは、よりよい意見を交換し合う場です。ですから、すぐに活用できる、会議で社員の発言を活性化させる3つの方法をお伝えしましょう!

(1)参加者の中で一番偉い人を議長にしない!
会議となると、その中で一番偉い人が議長になりがちです。
これでは、一番上からにらみを利かせている状態で、皆発言がしづらくなります。

会議の場はリーダーを育てる育成の場でもありますので、次期マネジャーやリーダー層などをあえて議長に置き、上司は会議の一参加者としてフラットに意見が言いやすい空気を作るといいでしょう。

(2)付箋を使って全員が意見を出す!
会議でよくありがちなのが、一番偉い人が意見を言うと、次から意見を言う人は、その人の意見に引っ張られて同調する意見を言ってしまいます。そうなると、次から発言する人も、その意見を被せて同調する意見しか出てこず、これでは議論ではなく予定調和になってしまいます。

意見を募りたいのならば、議論したいテーマを出して、まずは個人の意見を付箋に一言で書いてもらい、全員その付箋を出してから、若手から意見を聞くのです。これだけで全員参加の会議になります。

(3)いきあたりばったりの会議はやめる!
会議がいきあたりばったりだと、発言するタイミングも分からず、流れも分からないので発言もしにくくなります。事前に会議のアジェンダ(議題)を決めて、報告や伝達事項と、議論をしたい事項を明確にするのです。また、議論したい内容は事前に伝えて各自考えを持ち寄るようにすれば、発言の場も明確になります。いきあたりばったりのその場の流れ会議は今すぐやめましょう!

発言しない社員の深層を正し、会議のやり方を変えれば、見違えるほど活気のある意味のある会議に変わるでしょう!

生産性を落とす会議が多い昨今ですが、生産性のある会議に生まれ変われば、その会議から素晴らしいアイデアや提案が生まれるに違いありません。

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